Case study Scangaroo – Ryano Logistics

6 februari 2018

Dankzij het gebruik van mobiele scanners in combinatie met de Scangaroo app heeft Ryano Logistics de operationele efficiëntie, cashflow en service aanzienlijk verbetert. We bereiken onze doelen voor verhoogde operationele efficiëntie en een verbeterde cashflow.

Doel 

Een oplossing vinden om onderweg real-time vrachtbrieven naar het in Klundert gevestigde hoofdkantoor van Ryano Logistics te versturen. Zo wordt Ryano in staat gesteld om bij het lossen van brachten de verzender over de leveringsstatus te informeren en gelijktijdig de transporten van Ryano te factureren. Voorwaarden van de gekozen oplossing:

  • Een eenvoudige, kostbesparende, gebruiksvriendelijke oplossing, die minimale training en weinig specifieke kennis van de chauffeur vereist.
  • Bruikbaar voor zowel het wagenpark van Ryano als de door Ryano ingehuurde charters.
  • Hoogwaardige scankwaliteit.
  • Direct delen van gescande documenten met de verzender.

Aangeboden oplossing 

De oplossing voor Ryano is gebaseerd op de ”Scangaroo” app van Tconsult. Een mobiele scangoplossing die specifiek is ontwikkeld voor bedrijven in transport en logistiek.

  • Voor het eigen wagenpark van Ryano is gekozen voor een op het dashboard gemonteerde Canon scanner in de Scangaroo Bracket, welke direct via USB verbonden is met de ATX-Boordcomputer van Groeneveld waarop de Scangaroo app draait.
  • Voor de charters van Ryano is gekozen voor een Fujitsu scanner die via WIFI verbonden is met een Charter App van Groeneveld. De Charter app draait op de smartphone of tablet van de vrachtwagenchauffeur, hierop is tevens de Scangaroo app geïnstalleerd.
  • Directe verzending van onderweg gescande documenten (CMR, pakbon, Lieferschein, e.d.) NAAR en integratie MET de backoffice.

Belangrijkste voordelen

De oplossing, gebaseerd op de Scangaroo app van Tconsult bied Ryano talloze voordelen:

  • Ryano is in staat real-time de getekende gescande vrachtbrieven aan de verzender te verstrekken zodra de vracht gelost en ontvangen is door de ontvanger.
  • Ryano heeft de mogelijkheid de verzender direct te factureren met gescande leveringsbewijzen. De cashflow van Ryano is hierdoor flink verbeterd.
  • Met de geïntegreerde Scangaroo oplossing van Tconsult kan Ryano op uniforme wijze gebruikmaken van zowel het eigen wagenpark als van de ingehuurde charters.
  • De geïntegreerde oplossing biedt Ryano de mogelijkheid in te springen op de constant veranderende eisen van de klanten in een uiterst competitive markt.

Tconsult, een in Nederland gevestigde leverancier van Smart Solutions in Logistcs en partner van Spigraph. Tconsult heeft het wagenpark van Ryano uitgerust met compacte documentscanners. Ryano kan zo logistieke documenten (CMR, pakbon, Lieferschein, e.d.) direct na levering onderweg scannen en terug sturen naar kantoor. met als resultaat dat men op kantoor direct kan starten met factureren van vrachten.

Ryano Logistcs 

Ryano Logistics is een in transport en logistiek gespecialiseerd bedrijf dat wegtransport in heel Europa verzorgt, gevestigd in de omgeving van Klundert (Nederland). Als een van de vrachtauto’s van Ryano vertrekt voor een rit, is de auto geladen met uiteenlopende goederen; aggregaten, onderdelen voor windmolenparken, fabrieksmachines, mijnbouwuitrustingen of een volledige set ondersteunend materiaal voor evenementen. Een vrachtwagen van Ryano is tussen de twee tot acht weken onderweg tussen bijvoorbeeld de Noordkaap in Noorwegen en Gibraltar, om onderweg vrachten af te leveren in opdracht van de klanten van Ryano. Hoewel Ryano alle vrachtauto’s van boordcomputers heeft voorzien, die real-time lokalisering en telemetrie-data naar hun TMS versturen, bleef het een probleem dat het hoofdkantoor niet direct over belangrijke leveringsdocumenten kon beschikken. Op deze documenten moest voorheen gewacht worden totdat de chauffeur en vrachtwagen terugkeerden, dit kon dagen tot weken in beslag nemen.

Het ”CMR Verdrag” is het meest belangrijke document door wegtransport. Dit is een internationale overeenkomst die de rechten en plichten beschrijft van de bij het wegvervoer betrokken partijen: de verzender, het transportbedrijf (in dit geval Ryano) en de ontvanger. Nadat Ryano het CMR getekend heeft om de vracht te accepteren, zijn ze bij de wet verantwoordelijk voor de vracht totdat de ontvanger de levering geaccepteerd heeft en het CMR-document getekend heeft – vanaf dat moment is Ryano ontzet van alle verplichten, inclusief de verzekering – en kan de facturering aan de opdrachtgever gestart worden. Hierbij wordt het ondertekende CMR gebruikt als leveringsbewijs. Echter, als het CMR door de chauffeur in de vrachtauto wordt bewaard, wordt het factureren dagen tot enkele weken verschoven, totdat de vrachtwagen terugkeert naar het hoofdkantoor van Ryano. Deze onvermijdbare tussentijd had een aanzienlijke impact op de operationele efficiëntie van Ryano, en daarmee de mogelijkheid klanten binnen een redelijke termijn te factureren. Dit had dus direct effect op de cashflow van Ryano. Ryano zocht dan ook een technologische oplossing voor dit belangrijke maar complexe probleem.

Oplossing 

Ryano klopte eerst aan bij Groeneveld ICT Solutions, een toonaangevend Nederlands bedrijf binnen de transportautomatisering en leverancier van de door Ryano gebruikte ATX-boordcomputers en Transport Management System op het hoofdkantoor. Groeneveld bracht Ryano vervolgens in contact met een van hun partners, Tconsult, een onafhankelijke specialist op het gebied van Smart Solutions in Logistics, gevestigd in Zaandijk. in 2013 heeft Tconsult een document scanoplossing gelanceerd voor het scannen van logistieke documenten onderweg, onder de naam ” Scangaroo”.  Dankzij een nauwe samenwerking met Tconsult’s value add scanner distributeur Spigraph en de scannerfabrikanten Canon en Fujitsu, is de belangrijkste USP van Scangaroo, vergeleken met overige scan oplossingen, de duidelijkheid en de kwaliteit van de gemaakte scans – in kleur of zwart / wit-. Dit betekent dat de scans met succes gebruikt kunnen worden in downstream handelsprocessen zoals OCR data extractie of als bijlage tijdens het facturatie proces.

Ryano vereiste twee specifieke opties van de Scangaroo oplossing. In de eerste plaats heeft Ryano een eigen wagenpark van ongeveer twintig vrachtauto’s die uitgerust zijn met Groeneveld ATX-boordcomputer. Daarnaast sluit Ryano contracten af met charters als de leveringsvereisten de capaciteit van hun eigen wagenpark overschrijden. Met het inhuren van de charters wordt de gehele investeringscapaciteit soms wel verdubbeld. Deze flexibiliteit onderscheidt Ryano van tal van andere logistieke concurrenten, maar zorgt ook voor organisatorische uitdagingen.

Voor het eigen wagenpark van Ryano gebruikte Tconsult een Canon scanner die via USB aan de ATX-boordcomputer verbonden is. De Scangaroo app werkt op de ATX in het bestaande vragenpad van de ATX-boordcomputer. Tconsult ontwikkelde een speciale bracket om ervoor te zorgen dat de scanner goed op het dashboard van de vrachtwagen te bevestigen is. De Canon scanner is in de Scangaroo bracket op permanente wijze in de cabine van de Ryano vrachtwagens gemonteerd en hierdoor minder gevoelig voor beschadigingen. De bracket heeft een specifiek ontwerp om het gebruiksgemak voor de chauffeur te verhogen, een kernvereiste voor een optimaal en efficiënt gebruik.

Voor de Chater trucks was een permanent geïnstalleerde scanner geen optie. Er werd een flexibele Scangaroo variant ontwikkeld die werkt in combinatie met een Fujitsu scanner. Deze communiceert via een WIFI verbinding met de door Groeneveld geleverde Charter App op de smartphone of tablet van de chauffeur. Als een chauffeur van een Charter truck aankomt bij het hoofdkantoor van Ryano om een vracht op te halen, wordt hij voorzien van de Fujitsu scanner en een smartphone met Scangaroo app. op deze manier rijdt de Charter chauffeur voor de planning van Ryano net als een eigen chauffeur. Zo zijn ook de transport documenten van Charters direct beschikbaar na het lossen van de lading.

Ryano Logistics verbetert de operationele efficiëntie, de cashflow en de aan de klanten geboden service dankzij het gebruik van mobiele scanners in combinatie met Scangaroo App.

Voordelen 

Met de twee varianten van Scangaroo kan de chauffeur – zowel van Ryano als de Charter – het ondertekende CMR-document scannen zodra de vracht afgeleverd en geaccepteerd is door de ontvanger. het hoofdkantoor van Ryano beschikt zo binnen enkele minuten over een hoogwaardige, direct verwerkbare scan van het CMR-document terwijl ze hier voorheen soms dagen tot zelfs meerdere weken op moesten wachten. Er kan vervolgens direct een factuur, met een kopie van het ondertekende CMR, als bewijs voor acceptatie van de levering, verstuurd worden naar de opdrachtgever van Ryano.

” We zijn in 2013 gestart met vier vrachtwagens voorzien van de Scangaroo app en waren in staat 20% van de rekeningen digitaal uit te voeren”, zei Ernst de Graaf van Ryano Logistics. ” In 2015 hadden we 9 vrachtwagens uitgerust met de nieuwste ATX-boordcomputers en Canon scanners en konden we 90% van de rekeningen digitaal opmaken met een ondertekende kopie van het CMR. In 2016 hebben we tien mobiele Fujitsu scanners met de Charter App toegevoegd voor onze Charter chauffeurs. Het aantal vrachtwagens dat ondertekende CMR’s kan verzenden staat nu dus op 19. We voegen binnenkort nog 5 Fujitsu scanners toe om op een totaal van 24 trucks uit te komen. We verwachten de resterende en toekomstige Ryano vrachtauto’s ook uit te rusten met de Groeneveld ATX-Boordcomputers en de Scangaroo scanoplossing van Tconsult.”

” Het is interessant te ervaren dat we met de Charter chauffeurs dezelfde CMR voordelen kunnen verkrijgen als met onze eigen chauffeurs zonder te hoeven investeren in een boordcomputer. We hoeven slechts de Fujitsu scanner, de licentie voor de Scangaroo app en de Charter app te bekostigen. ”

Ernst Tjaden, oprichten en CEO van Tconsult, voegde toe: ”Het CMR kan samen met bijlages wel 10 pagina’s lang zijn. het is dan ook een ware uitdaging een oplossing te ontwikkelen waarmee de chauffeur eenvoudig een hoogwaardige scan kan maken in de cabine van de vrachtwagen zonder over een bureau te beschikken! Door onze Scangaroo software te integreren met de Charter App en ATX-boordcomputer is het, via een API-sleutel, mogelijk de chauffeurs te verplichten de documenten te scannen.”

” Spigraph is onze scanner leverancier sinds de oprichting van ons bedrijf in 2010. Ze bieden een uitgebreide garantie en verzorgen het onderhoud van de hardware van onze klanten. We beschikken zelf over een kleine voorraad scanners, die direct aan nieuwe klanten geleverd kunnen worden. Onze klanten stellen de snelle levertijd bijzonder op prijs. Een klant ontvangt de Scangaroo licentie, scanners van Canon en/of Fujitsu, Scangaroo brackets voor bevestiging van scanners in de cabine, een installatiegids en alle klant specifieke software integraties.”

Peter de Boer, Senior Vice President, Spigraph Network, voegt toe: ” Spigraph is in staat unieke voordelen te bieden aan partners zoals Tconsult dankzij ons internationale bereik dat meer dan 20 landen dekt, een hoogwaardige portfolio en hoogwaardige diensten.”

” We werken nauw samen met Tconsult: naast het leveren van scanners en diensten helpt ons team Tconsult ook hun internationale handel uit te breiden via plaatselijke verkoopexpertise en het unieke ‘Marketing als een dienst’-Programma van Spigraph. Dit creëert een ware win-win situatie voor beide bedrijven.”

Volgende stappen 

Met het oog op de toekomstige plannen voor Tconsult, voegt Ernst Tjaden toe: ” Naast het werken met de op Groeneveld ATX gebaseerde oplossing voor Ryano, hebben we de Scangaroo app ook met TomTom en Garmin boordcomputers geïntegreerd. We merken, dat de ‘stand-alone’ versie van Scangaroo, die onder andere gebruikt wordt door de Charter chauffeurs van Ryano, uiterst populair is bij kleine transportbedrijven. Hun klanten verwachten eveneens een professionele, hoogwaardige scan die gebruikt kan worden in downstream processen. We hebben hard gewerkt met Spigraph en de scanner fabrikanten om alle versies van Scangaroo aan deze hoge eisen te laten voldoen. De scankwaliteit van concurrenten laat van tijd tot tijd te wensen over. De mogelijkheid om met de Scangaroo app hoogwaardige scans te creëren is één van onze belangrijkste USP’s. ”

”We zijn een uiterst klantgericht team en willen de Europese markt voor mobiele scanoplossingen in de transport & logistieke sector verder veroveren. Onze pan-Europese band met Spigraph is dus van groot strategisch belang voor Tconsult. Inmiddels rijden er 2.500 vrachtauto’s rond met geïnstalleerde Scangaroo oplossingen, en we verwachten aan het einde van 2016 meer dan 5.000 Scangaroo users te bereiken. ”

Ernst de Graaf van Ryano ziet de toekomst rooskleurig in; ‘We kijken samen met Tconsult om over te stappen op het gebruik van OCR-software voor het lezen van facturen van onze Charters (circa 7.500 per jaar) en de CMR’s van de toeleveranciers 9circa 8.500 per jaar). Dit zal ons een hoop tijd besparen omdat we zo de data voor de transportfactuur direct in ons TMS en onze financiële administratie kunnen invoeren – tot nu toe werd dit allemaal handmatig vanaf papier ingevoerd, inclusief alle autorisatieprocedures. bij het factureren willen we overstappen op genormaliseerde, door de Nederlandse regering erkende XML-rekeningformaten om e-commerce uitwisselingen in te voeren in plaats van PDF-documenten te versturen zoals we nu nog doen”.

” We hebben niet alleen onze doelen voor een verhoogde operationele efficiëntie en verbeterde cashflow bereikt, maar bieden onze klanten ook de mogelijkheid gebruik te maken van directe voordelen door real-time leveringsbewijzen te verstrekken waarmee ze hun eigen financiële positie kunnen verbeteren. We kunnen tevens gescande kopieën van overige transportdocumenten toevoegen, waar voorheen meer tijd voor nodig was, zoals douane in- en uitklaringen voor leveringen buiten de EU, inclusief Noorwegen en Zwitserland. Al deze innovaties samen laten onze klanten zien dat Ryano een vooruitstrevende, vernieuwende, flexibele en dynamische onderneming is, die in kan springen op de toekomstige veranderingen van de markt. Wij onderscheiden ons hiermee binnen één van de meest concurrerende sectoren van Europa”

Over Ryano Logistics

Ryano is een toonaangevende logistieke dienstverlener, die al 13 jaar gespecialiseerd is in exceptionele logistiek- en transportoplossingen wereldwijd. Ryano telt twee aparte afdelingen: Ryano Logistics & Ryano Projects, met beiden hun eigen specifieke kennis van logistieke diensten. Ryano Logistics is gericht op de Europese markt met een eigen wagenpark met vrachtwagens en aanhangwagens voor (exceptionele) transporten. Ryano Projects is gericht op het Midden-Oosten, Latijns-Amerika en Afrika voor het weg-, zee- en luchttransport van (project) cargo. We bieden klantspecifieke oplossingen voor zowel een pallet of project cargo. Onze sleutelwoorden zijn: Flexibiliteit, Continuïteit en betrouwbaarheid. www.ryanologistics.com 

Over Tconsult 

Tconsult is dé onafhankelijke specialist op het gebied van smart logistic solutions. De onderneming Tconsult is gespecialiseerd in het opzetten, onderhouden en optimaliseren van logistieke processen en administratie. Tconsult zorgt ervoor dat de logistieke informatie toegankelijker wordt en dat de informatiestroom zowel eenvoudiger als sneller wordt. Om dit te bereiken heeft Tconsult oplossingen ontwikkeld die direct rendement opleveren in de vorm van tijd- en kostenbesparing. Tconsult is de eigenaar van diverse applicaties die het mogelijk maken de informatie sneller door de logistieke keten te laten stromen, via bijvoorbeeld het mobiel scannen (Scangaroo) en / of printen (Print Panther). Tconsult heeft tevens diverse administratieve oplossingen om alle administratieve werkzaamheden te verbeteren.

Over Spigraph 

Spigraph is de toonaangevende leverancier van document capture oplossingen en dienstverlener in de EMEA. Naast het portfolio met scanners van ’s werelds meest toonaangevende leveranciers, biedt Spigraph zijn gestaag groeiende klantenkring klantspecifieke capture oplossingen voor het automatiseren van documentgerichte oplossingen. Bijvoorbeeld het verwerken van rekeningen, automatisering van postkamer, capture via mobiele telefoons of internet en nog veel meer. De diensten van Spigraph omvatten advies, installatie, onderhoud en ondersteuning om organisaties te helpen een optimaal niveau binnen procesautomatisering om organisaties te bereiken met een snel rendement op inverstering. Spigraph, met het hoofdkantoor in St-Quentin-Fallavier, Frankrijk en verkoop- en servicepunten verspreid in 20 landen in Europa, het Midden-Oosten en Afrika, levert diensten en producten aan meer dan 6.000 erkende partners en meer dan 40.000 klanten in meer dan 40 landen.